«ما نمی‌توانیم موجب بارش باران شویم، اما می‌توانیم مزرعه را برای بارش آماده کنیم.»
– هنری نوون
تصور کنید محتوای بسیار خوبی برای ارائه آماده کرده‌اید، اما درست هنگام اجرا تهویه سالن به‌خوبی کار نمی‌کند و دمای سالن به بیش از ۲۸ درجه می‌رسد. شما عرق کرده‌اید و حضار نیز از گرما کلافه شده‌اند.
یا تصور کنید درست قبل از شروع سخنرانی، سیستم کامپیوتر دچار مشکل شود!! پاورپوینت باز نشود!! لبتاب ریستارت ری‌استارت شود. در چنین شرایطی چه خواهید کرد؟
بسیاری از اتفاق‌ها خارج از کنترل ما هستند. شاید مسئول وقوع آن‌ها نباشیم، اما مسئول نحوه برخورد و حل آن‌ها هستیم.
مشکلات رایج در سالن
دما
نور
صدا
تجهیزات بصری
آماده نشدن، آماده شدن برای شکست است. بسیاری از اتفاق‌ها قابل پیش‌بینی هستند و باید برای آن‌ها برنامه داشت.
استاد من، آقای بهرام‌پور، همیشه آرزو می‌کرد اولین اجرای ما پر از مشکل باشد؛ چون از دل همین تجربه‌ها یاد می‌گیریم که بسیاری از مشکلات را می‌توان با پیشگیری و برنامه‌ریزی مدیریت کرد
برایان تریسی در کتاب «سخنرانی موفق» سه عامل مهم را مطرح می‌کند: صدا، نور و دما. تقریباً همیشه یکی از این عوامل در اجرا با مشکل مواجه می‌شود.
قانون مرفی
قانون مرفی می‌گوید :
«هر چیزی که احتمال خراب شدن داشته باشد، ممکن است خراب شود.»
اگر مخاطبان ببینند که شما تمام تلاش خود را برای مدیریت شرایط انجام داده‌اید، معمولاً با شما همدل‌تر خواهند بود.
برخورد با مسئولان سالن
پیش از عقد قرارداد، هماهنگ کنید که چند ساعت قبل از اجرا و حتی یک روز قبل از آن، امکان حضور و بررسی سالن را داشته باشید. .
در برخورد با مسئولان سالن، مؤدب، صمیمی و در عین حال قاطع باشید. خواسته‌های خود را با آرامش پیگیری کنید، زیرا آن‌ها تنها افرادی هستند که می‌توانند در حل مشکلات به شما کمک کنند .
اگر تعهدات انجام نشد و قرارداد مناسبی بسته‌اید، می‌توانید موضوع را با مدیر مجموعه مطرح کنید.
نور و صدا
روشنایی یکی از عوامل مهم در سمینار است. توجه حضار باید روی سخنران متمرکز باشد. نورپردازی نامناسب می‌تواند احساسات ناخوشایندی در مخاطب ایجاد کند؛ بنابراین بهتر است پیش از اجرا، نور سالن را از دید مخاطبان بررسی کنید.
سیستم صوتی نیز اهمیت زیادی دارد. اگر از کیفیت تجهیزات مطمئن نیستید، از قبل هماهنگی لازم را انجام دهید یا در صورت نیاز از تجهیزات مناسب استفاده کنید .
چک‌لیست قبل از اجرا
بررسی نور سالن
بررسی سیستم صوتی
بررسی دمای سالن
بررسی تجهیزات تصویری
هماهنگی با مسئولان سالن
حضور زودتر از زمان اجرا
جمع‌بندی
همیشه انتظار بروز اشتباهات و مشکلات پیش‌بینی‌نشده را داشته باشید. سخنران حرفه‌ای کسی نیست که هیچ مشکلی برایش پیش نیاید؛ بلکه کسی است که بتواند در شرایط دشوار، آرامش خود را حفظ کرده و بهترین تصمیم ممکن را بگیرد .